УТВЕРЖДЕНО

приказ генерального директора

ОАО «УКХ «БКМ»

16.01.2024 № 18

ПОЛИТИКА

открытого акционерного общества
«Управляющая компания холдинга
Белкоммунмаш» в отношении обработки
персональных данных

№

Цели обработки персональных данных (далее – ПД)

Категория субъектов ПД, чьи данные подвергаются обработке

Перечень обрабатываемых ПД

Правовые основания обработки ПД

Категории получателей ПД

Срок хранения ПД

1

2

3

4

5

6

1

рассмотрение резюме (анкет, заявлений, рекомендательных писем и т.п.) соискателей на вакантные должности служащих (профессий рабочих) в целях заключения трудового договора

лица, которые направили резюме

персональные данные в соответствии с содержанием резюме (анкет, заявлений, рекомендательных писем и т.п.)

согласие – ст. 5 Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон) при направлении резюме в электронном виде через сайт или по электронной почте,

абз. 16 ст. 6 Закона при направлении (предоставлении) резюме в письменном виде или в виде электронного документа,

абз.19 ст. 6 Закона в отношении распространенных ранее персональных данных (например, на сервисе rabota.by)

не передаются

1 год (в случае непринятия на работу),

в случае приема на работу – 1 месяц

2

прием на работу и его оформление

соискатели на трудоустройство, члены их семей

в соответствии со статьей 26 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК), пунктом 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций», иными законодательными актами

абз. 8 ст. 6, абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона обработка персональных данных при оформлении трудовых отношений

(ст. 26 ТК, п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5, иные законодательные акты)

по запросу – правоохранительные, контролирующие органы, суд при возникновении судебного спора

трудовые договоры, контракты и дополнительные соглашения к ним – 3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов, приказы о приеме на работу – 55 лет,

копия (выписка) приказа о приеме на работу в составе личного дела – 55 лет после увольнения

3

организация и проведение учебной или производственной практики учащихся учреждений среднего специального, высшего образования в
ОАО «УКХ «БКМ»

лица, уполномоченные на подписание договора,

учащиеся учреждений среднего специального, высшего образования, проходящие практику, руководитель практики от учреждения образования

персональные данные лиц в соответствии с формой договора, утвержденной Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.08.2022 № 572 «О вопросах реализации образовательных программ» – при организации практики учащихся, осваивающих содержание

образовательных программ среднего специального образования,

фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется, далее – отчество) лиц, должность лиц, подписавших договор, иные данные в соответствии с условиями договора (при необходимости) – при организации практики студентов,

фамилия, собственное имя, отчество обучающегося, фамилия, собственное имя, отчество руководителя практики от учреждения образования, иные данные, содержащиеся в списках обучающихся к договору об организации практики

абз.20 ст.6 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(ст.49, п.5 ст.186 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее – ГК), ст. 191, ч.2 п.4 ст.207 Кодекса об образовании, Положение о практике студентов, курсантов, слушателей, утвержденное Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.06.2010 № 860, Положение о практике учащихся, курсантов, осваивающих содержание образовательных программ среднего специального образования, утвержденное Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.08.2022 № 572 «О вопросах реализации образовательных программ»)

учреждения образования

договоры об организации производственной практики учащихся – 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора,

приказы о принятии обучающихся на практику, о зачислении студентов на практику – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет. Приказы, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.) – 55 лет,

документы об организации и прохождении производственного обучения, учебной, производственной практики обучающимися (заявки, планы, графики, списки, перечни, дневники и др.) – 1 год,

характеристики учащихся, находившихся на производственной практике – не хранятся

4

организация и проведение производственной практики учащихся учреждений профессионально-технического образования в
ОАО «УКХ «БКМ»

уполномоченные на подписание договора,

учащиеся учреждений профессионально-технического образования, проходящие практику, мастер производственного обучения

персональные данные лиц в соответствии с формой договора, утвержденной Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29.07.2022 № 497 «О вопросах профессионально-технического образования»),

фамилия, собственное имя, отчество обучающегося, фамилия, собственное имя, отчество мастера производственного обучения, иные данные, содержащиеся в списках обучающихся к договору об организации производственного обучения

абз.20 ст.6 Закона– обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(ст.49, п.5 ст.186 ГК, ст. 173 Кодекса об образовании, Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 29.07.2022 № 497 «О вопросах профессионально-технического образования»)

учреждения образования

договоры об организации производственной практики учащихся – 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора,

приказы о зачислении на производственное обучение – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет. Приказы, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), – 55 лет,

документы об организации и прохождении производственной практики учащимися (заявки, планы, графики, списки, дневники, переписка и др.) – 1 год,

характеристики учащихся, находившихся на производственной практике – не хранятся

5

проведение процедур закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств, закупок в строительстве за счет собственных средств

участники процедур закупок

данные, содержащиеся в документах по процедурам закупок (например, в предложениях при процедуре запроса ценовых предложений)

абз.20 ст. 6 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 15.03.2012 № 229 «О совершенствовании отношений в области закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств», Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 28.12.2019 № 936 «О вопросах закупок товаров (работ, услуг), аттестации и подтверждения квалификации аудиторов» – при закупке аудиторских услуг, Порядок осуществления закупок товаров (работ, услуг) ОАО «УКХ «БКМ» за счет собственных средств, Декрет Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства», локальные правовые акты, регулирующие вопросы закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств, закупки в строительстве за счет собственных средств)

по запросу – правоохранительные, контролирующие органы

минимальный срок хранения всех документов по проведенным процедурам – 5 лет с момента проведения процедуры, в случае проведения проверки (ревизии)

6

ведение договорной работы, в том числе подготовка гражданско-правовых договоров (контрактов), дополнений, изменений к ним, их заключение, в т.ч. их регистрация, исполнение в т.ч. подготовка документов, подтверждающих исполнение обязательств (акта выполненных работ (оказанных услуг, выполненного заказа), отчета об исполнении сметы и др.), расторжение

представители сторон по договору, уполномоченные на подписание договора и (или) совершение действий в рамках его исполнения, физические лица, являющиеся стороной по гражданско-правовому договору, представитель контрагента – юридического лица – руководитель или лицо, уполномоченное учредительным документом на подписание доверенности

физическое лицо:

фамилия, имя, отчество,

адрес места жительства (места нахождения),

контактный телефон,

адрес электронной почты в случае заключения договора не с работником предприятий, входящих в состав холдинга «Белкоммунмаш» (при его наличии), подпись

индивидуальный предприниматель:

фамилия, имя, отчество,

адрес места регистрации,

контактный телефон,

адрес электронной почты (при его наличии),

подпись

юридическое лицо:

фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, занимаемая должность, подпись лица, подписавшего договор (контракт), иные данные в соответствии с условиями договора (контракта) (при необходимости), приложением(-ями) к нему, данные из документа, подтверждающего полномочия

абз.15 ст.6 Закона в случае заключения договора с физическим лицом – обработка на основании договора с субъектом персональных данных

абз.20 ст.6 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(ст.49, п. 5 ст.186 ГК)

ст. 290 ГК, ст. 420 ГК, ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», подп. 139.2 п.139, п.205, п. 213 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, приказ Министерства промышленности Республики Беларусь от 27.02.2023 № 83 «О перечне документов»,
СТП 8.2.3-02 Управление договорами

по запросу – правоохранительные, контролирующие органы, суд при возникновении судебного спора

переписка о заключении и исполнении договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности– 3 года,

журналы регистрации договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности – 3 года,

договоры оказания аудиторских услуг, акты сдачи-приемки выполненных работ, в том числе по этапам аудита – 5 лет после окончания срока действия договора, выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора,

договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним – 3 года после окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась –10 лет после окончания срока действия договора, контракта,
копии документов, подтверждающих полномочия – в течение срока хранения договора (контракта)

7

досудебное урегулирование спора

руководители организаций, их уполномоченные представители, индивидуальные предприниматели

фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, занимаемая должность лица, уполномоченного на подписание, иных представителей контрагентов, для ИП также адрес места жительства (места пребывания),

фамилия лица, подготовившего документ, номер телефона

абз. 20 ст. 6 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(ст.10 ГК, ст.6 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь (далее – ХПК), Приложение к ХПК, Положения, должностные инструкции и иные локальные правовые акты)

по запросу – правоохранительные, контролирующие органы, орган, осуществляющий владельческий надзор, суд при возникновении судебного спора

претензионная переписка – 3 года,

журналы учета претензий и исковых заявлений – 3 года

8

обращение в суды в целях защиты своих нарушенных или оспариваемых прав и законных интересов, хранение находящихся в производстве и законченных исполнением судебных и арбитражных дел

руководители организаций, их уполномоченные представители, граждане, в том числе индивидуальные предприниматели, судьи, работники судов

фамилия, собственное имя, отчество, должность представителей контрагента юридического лица, контактные телефоны, адрес электронной почты (при наличии в нем персональных данных), для гражданина, в том числе ИП также адрес места жительства (места пребывания), подпись,

фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы судьи, подпись,

фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы секретаря судебного заседания (секретаря судебного заседания-помощника судьи)

абз. 20 ст. 6 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(абз.10 ч.2 ст.2 ГК, ХПК, Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь, регламенты Международных арбитражных судов)

суд,

по запросу – иные правоохранительные, контролирующие органы, орган, осуществляющий владельческий надзор

документы, представляемые в судебные органы (исковые заявления, претензии, акты, протоколы, переписка и др.) – 3 года после вынесения решения,

копии решений, приговоров, частных определений, постановлений – 3 года после вынесения решения

9

предъявление к исполнению исполнительных документов

судьи, нотариусы, должник – гражданин

данные, содержащиеся в исполнительном документе согласно ст. 11 Закон от 24.10.2016 № 439-З «Об исполнительном производстве»)

абз. 20 ст. 6 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(Закон от 24.10.2016 № 439-З «Об исполнительном производстве»)

органы принудительного исполнения

3 года - ч. 1 ст. 34 Закона № 439-З «Об исполнительном производстве», п. 1 ст. 107 Закона о нотариате.

В случае перерыва течение срока предъявления исполнительного документа к исполнению начинается вновь

10

организация и сопровождение визитов иностранных граждан (руководителей и работников организаций-партнеров), а также иностранных делегаций в ОАО «УКХ «БКМ»

лица, осуществляющие визит

фамилия, собственное имя, отчество, место работы, занимаемая должность, адрес рабочей электронной почты, контактный номер телефона, лиц, осуществляющих визит

правовые основания обработки персональных данных, которые имеются у иностранного оператора и могут быть указаны им в соответствующем информационном письме

гостиницы

планы и программы приема представителей организаций иностранных государств и (или) международных организаций – 3 года,

документы о результатах встреч с представителями организаций иностранных государств и (или) международных организаций и переговоров с ними (протоколы, отчеты, обзоры, информации, справки и др.) – 10 лет,

переписка о подготовке и проведении встреч с представителями организаций иностранных государств и (или) международных организаций – 3 года

11

организация и проведение деловых встреч и переговоров с участием субъектов персональных данных в
ОАО «УКХ «БКМ»

лица, участвующие в деловой встрече и переговорах

фамилия, собственное имя, отчество, место работы, занимаемая должность, адрес рабочей электронной почты, иные контактные данные (при необходимости)

правовые основания обработки персональных данных, которые имеются у оператора, предоставляющего ПД и могут быть указаны им в соответствующем информационном письме

либо абз.20 ст.6 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(ст.13 Конституции Республики Беларусь, ст. 1, ст.7, ст.8 ГК)

не передаются

до минования надобности

12

обеспечение пропускного режима

посетители, в том числе работники арендаторов

фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, наименование организации откуда посетитель

абз.20 ст. 6 Закона– обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(Закон Республики Беларусь от 08.11.2006 № 175-З «Об охранной деятельности в Республике Беларусь», п.п.2.5. Указа Президента Республики Беларусь от 25.10.2007 № 534 «О мерах по совершенствованию охранной деятельности», локальный правовой акт – Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме открытого акционерного общества «Управляющая компания холдинга «Белкоммунмаш»)

не передаются

журнал учета посетителей
– 1 год со дня истечения учетного календарного года

13

обеспечение пропускного режима в общежитии
ОАО «УКХ «БКМ» – учет посетителей общежития
ОАО «УКХ «БКМ»

посетители общежития, лица, проживающие в общежитии, к которому следует посетитель

фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы посетителей общежития, информация о лице, проживающем в общежитии, к которому следует посетитель

абз.20 ст. 6 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(п.п.2.5. Указа Президента Республики Беларусь от 25.10.2007 № 534 «О мерах по совершенствованию охранной деятельности», ст. 116 ЖК, п.6 Положения об общежитиях, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь 05.04.2013 № 269, локальный правовой акт – Правила внутреннего распорядка в общежитии)

не передаются

1 год со дня истечения учетного календарного года

14

предоставление гражданам во владение и пользование жилого помещения (его части) в общежитии
ОАО «УКХ «БКМ» на основании договора найма жилого помещения государственного жилищного фонда в общежитии

граждане и члены их семей, которым предоставляется общежитие

данные, содержащиеся в договоре найма жилого помещения государственного жилищного фонда в общежитии

абз. 15 ст.6 Закона – обработка на основании договора с субъектом персональных данных

(ст. 116 ЖК, Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 05.04.2013 № 269 «Об утверждении Положения об общежитиях и типового договора найма жилого помещения государственного жилищного фонда в общежитии и признании утратившими силу некоторых постановлений Совета Министров Республики Беларусь» (в частности главы 1, 3))

Администрация Партизанского района г.Минска

договоры найма жилого помещения государственного жилищного фонда в общежитиях – 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора

15

ведение паспортной работы, в т.ч. осуществление действий, предусмотренных для лиц, уполномоченных на ведение паспортной работы, главой 2 Инструкции о порядке организации работы подразделений по гражданству и миграции органов внутренних дел по выдаче, учету, обмену, признанию недействительным, изъятию, хранению и уничтожению паспорта гражданина Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 28.06.2010 № 200

граждане или их законные представители, обратившиеся за выдачей (обменом) паспорта

данные, содержащиеся в документах, предусмотренных законодательными актами об административных процедурах, а также данные, определенные главой 1 Инструкции о порядке организации работы подразделений по гражданству и миграции органов внутренних дел по выдаче, учету, обмену, признанию недействительным, изъятию, хранению и уничтожению паспорта гражданина Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 28.06.2010 № 200

абз.20 ст.6 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(Указ Президента Республики Беларусь от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь», Указ Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан», Постановление Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 28.06.2010 № 200 «Об утверждении Инструкции о порядке организации работы подразделений по гражданству и миграции органов внутренних дел по выдаче, учету, обмену, признанию недействительным, изъятию, хранению и уничтожению паспорта гражданина Республики Беларусь»)

подразделение по гражданству и миграции органа внутренних дел

3 рабочих дня с момента принятия документов (п. 7 главы 2 Инструкции о порядке организации работы подразделений по гражданству и миграции органов внутренних дел по выдаче, учету, обмену, признанию недействительным, изъятию, хранению и уничтожению паспорта гражданина Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 28.06.2010 № 200)

16

контроль и проверка документов, предъявляемых для регистрации (снятии с регистрационного учета) в общежитии, обеспечение их сохранности, передача и получение документов по регистрации в соответствующем органе регистрации

граждане и члены их семей, обратившиеся для регистрации или снятия их с регистрационного учета в общежитии

данные, содержащиеся в документах, предусмотренных законодательными актами об административных процедурах, Положением о регистрации граждан по месту жительства и месту пребывания, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 07.09.2007 № 413

абз.20 ст.6 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(ст.30 Конституции Республики Беларусь, Указ Президента Республики Беларусь от 07.09.2007 № 413 «О совершенствовании системы учета граждан по месту жительства и месту пребывания», Указ Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан»)

подразделение по гражданству и миграции органа внутренних дел

3 рабочих дня со представления гражданином документов, определенных законодательными актами об административных процедурах (Указ Президента Республики Беларусь от 07.09.2007 № 413, Указ Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200)

17

представление в военный комиссариат по запросам списков граждан, подлежащих приписке к призывному участку

граждане, подлежащие приписке к призывному участку

данные в соответствии с приложением 1 к постановлению Министерства обороны Республики Беларусь от 27.01.2020 № 5 – список граждан, подлежащих приписке к призывному участку

абз.20 ст.6 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(Закон Республики Беларусь от 05.11.1992 № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе», п. 19 Положения о воинском учете, утвержденным Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.12.2003 № 1662)

по запросу – военный комиссариат

до передачи в военный комиссариат

18

подготовка и проведение общего собрания акционеров ОАО «УКХ «БКМ», в том числе

а) запрос и получение реестра акционеров,

б) подготовка, подсчет голосов и хранение бюллетеней для голосования,

в) регистрация участников общих собраний акционеров,

г) оформление протоколов общих собраний акционеров, их хранение

а), б), в) лица, имеющие право на участие в общем собрании акционеров,

г) председатель общего собрания акционеров, корпоративный секретарь акционерного общества, представители государства, принявшие участие в собрании, члены счетной комиссии, лица, выступившие на общем собрании акционеров

а)данные согласно ч. 1 ст. 43 Закона Республики Беларусь от 05.01.2015 № 231-З «О рынке ценных бумаг», п. 107 Инструкции о порядке осуществления депозитарной деятельности, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 28.04.2018 № 30 «О порядке осуществления депозитарной деятельности» (по реестру акционеров),

б) данные, содержащиеся в бюллетенях для голосования,

в) фамилия, собственное имя, отчество участника, фамилия, собственное имя, отчество представителя (если есть), количество голосов участника, документ, подтверждающий право на участие в общем собрании, и его реквизиты, подпись,

г) данные в соответствии со ст. 47 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах», главы 8 устава ОАО «УКХ «БКМ»

абз.20 ст.6 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(Закон Республики Беларусь от 09.12.1992 №2020-XII «О хозяйственных обществах», Закон Республики Беларусь от 05.01.2015
№ 231-З «О рынке ценных бумаг», Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 28.04.2018 № 30 «О порядке осуществления депозитарной деятельности», устав
ОАО «УКХ «БКМ», п.п. 103, 105, 108, Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, приказ Министерства промышленности Республики Беларусь от 27.02.2023 № 83 «О перечне документов»)

а) сведения, внесенные в реестр владельцев ценных бумаг – аудиторской организации или аудитору – индивидуальному предпринимателю, оказывающим аудиторские услуги эмитенту, государственным органам, юридическим или физическим лицам в случаях, предусмотренных законодательными актами, в том числе судам (судьям) по делам, находящимся в их производстве; прокурору или его заместителю; с санкции прокурора или его заместителя органам дознания и предварительного следствия по находящимся у них на рассмотрении материалам или в их производстве уголовным делам; органам Комитета государственного контроля; налоговым органам; нотариусам для совершения нотариальных действий; республиканскому органу государственного управления, осуществляющему государственное регулирование рынка ценных бумаг (ч. 7 ст. 43 Закона № 231-З);

список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров – по требованию лиц, обладающих в совокупности не менее чем одним процентом голосующих акций, им для ознакомления предоставляется список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров. При этом данные документов, удостоверяющих личность и почтовые адреса и (или) адреса электронной почты физических лиц, включенных в этот список, предоставляются только с письменного согласия этих лиц,

г) копия протокола общего собрания акционеров предоставляется акционерам
ОАО «УКХ «БКМ» по их требованию в порядке, предусмотренном уставом
ОАО «УКХ «БКМ» для предоставления информации об
ОАО «УКХ «БКМ»

реестра акционеров – постоянно,

постановления, решения, протоколы заседаний коллегиальных органов организаций (коллегий, советов, правлений, президиумов, дирекций и др.), съездов, конференций, собраний, симпозиумов, совещаний, комиссий и документы к ним – 10 лет (как документ, прилагаемый к протоколу общего собрания акционеров ОАО «УКХ «БКМ»),

список лиц, зарегистрировавшихся для участия в общем собрании акционеров ОАО «УКХ «БКМ» – 10 лет (как документ, прилагаемый к протоколу общего собрания акционеров ОАО «УКХ «БКМ» (ч.2 ст. 47 Закона о хозяйственных обществах),

протоколы общих собраний акционеров – 10 лет

19

оформление протоколов заседаний наблюдательного совета, их хранение

члены наблюдательного совета, корпоративный секретарь акционерного общества либо лицо, на которое возложено исполнение его обязанностей, лица, которым даются поручения

данные в соответствии с требованиями к протоколу, установленными Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, главы 9 устава ОАО «УКХ «БКМ»

абз.20 ст. 6 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(Закон Республики Беларусь от 09.12.1992 №2020-XII «О хозяйственных обществах», устав ОАО «УКХ «БКМ», п.п. 103, 105, 108, Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4)

выписки – лицам, которым даются поручения

протоколы заседаний наблюдательного совета – 10 лет

20

определение круга и ведение списка аффилированных лиц ОАО «УКХ «БКМ»

аффилированные лица ОАО «УКХ «БКМ»

фамилия, собственное имя, отчество, адрес места жительства (места пребывания) – с согласия аффилированного (физического) лица,

иные сведения согласно ст. 56 Закона от 09.12. 1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» (в случае необходимости их предоставления аффилированными лицами)

абз.20 ст.6 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(ст. 56, 63 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах», устав ОАО «УКХ «БКМ», Положение об аффилированных лицах ОАО «УКХ «БКМ»),

согласие – ст. 5 Закона в отношении места жительства (места пребывания) аффилированного (физического) лица

потенциальные инвесторы и иные заинтересованные лица,

акционеры

ОАО «УКХ «БКМ»,

Министерство промышленности Республики Беларусь в составе бухгалтерской отчетности;

аудиторы

до утраты оснований для признания физического лица аффилированным лицом и 5 лет после его утраты,

согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных – 1 год после окончания срока, на который дается согласие

21

рассмотрение письменных обращений, за исключением внесенных в книгу замечаний и предложений, и электронных обращений

граждане, в т.ч. представители юридических лиц,

иные лица, чьи персональные данные указаны в обращении

фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, адрес места жительства (места пребывания), содержание обращения, иные персональные данные, указанные в обращении

абз. 20 ст. 6, абз.17 п.2 ст.8 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(п.1 ст.3, ст.10, ст. 12, ст.14 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц», Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786 «О порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц»)

организации в соответствии с их компетенцией при поступлении письменных обращений, содержащих вопросы, решение которых не относится к компетенции ОАО «УКХ «БКМ», фамилия, имя отчество, адрес места жительства (места пребывания) РУП «Белпочта» для направления письменного ответа

регистрационно-контрольные формы регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц – 5 лет, обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением – 5 лет. Предложения по улучшению деятельности организации, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества – 10 лет ЭПК

22

рассмотрение обращений, внесенных в книгу замечаний и предложений

граждане

данные согласно приложению 1 к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285

абз.20 ст.6 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(п.1 ст.3, ст. 10, п.4 ст.12, ст.24 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц», постановление Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 «О некоторых вопросах организации работы с книгой замечаний и предложений»)

местные исполнительные и распорядительные органы при проведении контроля за соблюдением законодательства о книге замечаний и предложений,

фамилия, имя отчество, адрес места жительства (места пребывания) РУП «Белпочта» для направления письменного ответа

книги замечаний и предложений – 5 лет. После окончания ведения передается в архив организации,

документы о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, справки, информации, переписка и др.) – 5 лет после окончания ведения и передачи в архив организации книги замечаний и предложений

23

предварительная запись на личный прием, ведение книги учета личного приема

лица, обращающиеся на личный прием

фамилия, собственное имя, отчество, контактный телефон, содержание вопроса

абз.20 ст.6 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(ст.6 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»)

не передаются

книги учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц – 5 лет

24

проведение личного приема

лица, присутствующие на личном приеме,

иные лица, чьи персональные данные могут быть указаны в ходе личного приема

в соответствии с реквизитами регистрационно-контрольной формы регистрации обращений граждан, юридических лиц, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011
№ 1786,

аудиозаписи голосов и видеозаписи лиц, присутствующих на приеме (в случае их ведения)

абз.20 ст.6, абз.17 п.2 ст.8 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(ст.6, п.2 ст. 13 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»)

не передаются

книги учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц – 5 лет,

регистрационно-контрольные формы регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц – 5 лет

25

обслуживание в столовой и магазине ОАО «УКХ «БКМ»

работники унитарного предприятия «ССЦ «Белкоммунмаш», работники унитарного предприятия «НТПЦ «Белкоммунмаш»

фамилия, имя, отчество, изображение человека (фото),

должность служащего (профессия рабочего)

абз. 20 ст.6 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(Коллективный договор)

передаются в бухгалтерии унитарных предприятий

ПО столовая – 1 месяц с даты увольнения,

ПО магазин – 1 месяц с даты увольнения

26

организация и проведение мероприятий различного характера с участием субъектов персональных данных, в т.ч конкурсов

лица, участвующие в мероприятиях

фамилия, собственное имя, отчество, должность служащего (профессия рабочего) (при необходимости), изображение субъекта персональных данных (в зависимости от характера мероприятия), возраст (при необходимости) участника конкурса, иные данные согласно локальному правовому акту о проведении мероприятия, в т.ч. конкурса,

фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы членов жюри конкурса

согласие – ст.5 Закона,

абз.16 ст.6 Закона – при указании персональных данных в документе, адресованному
ОАО «УКХ «БКМ» и подписанному субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа.

не передаются

в течение срока, на который получено согласие, если отсутствуют иные основания обработки персональных данных, предусмотренные законодательными актами,

согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных – 1 год после окончания срока, на который дается согласие,

материалы по рекламной игре – 3 года со дня ее окончания,

документы об организации культурно-массовой работы (справки, докладные записки, сведения и др.) – 5 лет

27

размещение информации о деятельности
ОАО «УКХ «БКМ» на официальном интернет-сайте, в социальных сетях и мессенджерах

лица, принимающие участие в мероприятиях ОАО «УКХ «БКМ»

изображение субъекта персональных данных, при необходимости – фамилия, собственное имя, отчество, должность служащего (профессия рабочего),

иные сведения

абз. 20 ст. 6, абз. 17 п.2 ст.8 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(Указ Президента Республики Беларусь от 01.02.2010 № 60 «О мерах по совершенствованию использования национального сегмента сети Интернет», постановление Совета Министров Республики Беларусь от 29.04.2010 № 645 «О порядке функционирования интернет-сайтов государственных органов и организаций»).

Если субъект персональных данных является основным объектом размещаемой информации (съемки) — обработка персональных данных на основании согласия субъекта персональных данных – ст. 5 Закона

не передаются

1 год после опубликования в социальных сетях и мессенджерах,

информационный ресурс – web-сайт – 10 лет

28

ведение системы учета документооборота

лица, сведения о которых содержатся в документах, регистрируемых в системе учета документооборота

фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, иные сведения, содержащиеся в регистрируемом документе

абз. 20 ст. 6, абз. 17 п.2 ст.8 Закона – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве», Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях»)

по запросу – правоохранительные, контролирующие органы

переписка по основной деятельности – 10 лет,

переписка по административно-хозяйственным вопросам – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет

№ п/п

Уполномоченное лицо

Местонахождение уполномоченного лица

Информационный ресурс (система)

Цель обработки

1

ООО «Белорусские облачные технологии»

г. Минск, ул. К. Цеткин, д. 24, пом. 602

электронная почта Light;
официальный сайт

услуга облачной инфраструктуры; услуга доступа к информационной системе;

обеспечение резервного копирования

2

РУП «Национальный центр электронных услуг»

г. Минск, ул. Раковская, д. 14

СЭД «SMBusiness»

сопровождение информационной системы

3

ООО «Топ Софт»

г. Минск, ул. Сурганова, д. 28в

«Галактика ERP»

сопровождение информационной системы

4

Организации, граждане, в том числе индивидуальные предприниматели, осуществляющие фото- и (или) видеосъемку событий, мероприятий

в зависимости от местонахождения конкретного выбранного Исполнителя

в зависимости от используемого выбранным Исполнителем

фото- и (или) видеосъемка событий, мероприятий